あなたは、ビジネスの世界で成功するために何が必要だと思いますか？
javaやPythonなどのプログラミングスキルや営業力、弁護士や会計士、医師など専門的な知識などはさまざまなビジネスの世界ではとても重要な要素です。
ただ、そのようなスキルを身に着けることはもちろん大切です。ただ、それと同じくらい大切にすべきことが「ビジネスマナー」です。ビジネスマナーは、単なる形式的なルールだけではありません。
ビジネスマナーの中には、相手への敬意を示し、信頼関係を築き、スムーズなコミュニケーションを実現するための基礎となります。
しかし、ビジネスマナーと一口に言っても、その範囲は広く、多岐にわたります。適切なメールのやり取りから電話応対、名刺交換、身だしなみ、挨拶の仕方まで、知っておくべきポイントは数多くあります。
それぞれの状況に応じた適切なマナーを身につけることで、あなたのビジネスライフはよりスムーズかつ効果的になるでしょう。
この記事では、ビジネスマナーの基本から、具体的なシチュエーションでの適切な振る舞いまで、幅広く解説します。ビジネスマナーの重要性を理解し、実践的なノウハウを身につけていただければと思います。
ビジネスマナーとは何か
ビジネスマナーとは、職場やビジネスシーンで働くうえで必要となる行動や態度の基準を示します。この中には、相手を尊重し、敬意を表すことも含まれています。
ビジネスマナーは、礼儀正しさだけでなく、プロフェッショナリズムを示す手段でもあります。
そのため、適切なマナーを実践することで、あなたの信頼性が高まり、職場での人間関係やビジネスの取引がスムーズに進むようになるでしょう。
ビジネスマナーには、以下のような要素が含まれています。
- 挨拶
- 言葉遣い
- 身だしなみ
- 電話対応
- メールや文書の書き方
- 会議やプレゼンでの振る舞い
これらの要素は、単にビジネスのルールに従うことが目的ではなく、相手に対しての敬意と思いやりの気持ちを持って接することで信頼関係を築くためのものです。
ビジネスマナーに対して堅苦しいイメージを持っている人も中にはいるかもしれませんが、単なる形式的なモノではないということを、まず理解するとビジネスマナーを身に着ける重要性が理解できるでしょう。
次のセクションでは、ビジネスマナーの重要性についてさらに詳しく掘り下げていきます。
ビジネスマナーの重要性
先ほども触れたように、ビジネスマナーは、単に守るべきルールや「礼儀正しいこと」以上の意味を持っています。ここでは、ビジネスマナーを身に着けるべき3つの重要性を紹介します。
- 信頼関係を築くことができる
- スムーズなコミュニケーションが取れる
- 会社の顔として、自社イメージを向上できる
①信頼関係を築くことができる
良好なビジネスマナーは、チームメンバーやお客さまとの信頼関係を築く基盤になります。
そのため、正しいビジネスマナーをおこない、礼儀正しい振る舞いや敬意を示すことは、相手に対して不快感を与えることなく、長く良い関係性を保つことにつながっていきます。
②スムーズなコミュニケーションが取れる
その場その場で適切な言葉遣いや振る舞いをすることで、スムーズなコミュニケーションを取ることができます。
ビジネスにおいては、コミュニケーションがしっかりと取れていないことで発生するコミュニケーションロスが常に起きています。
コミュニケーションロスを無くしていくためにも、相手の誤解を招く言葉遣いや振る舞いは様々なリスクを減らすことにつながっていきます。
③会社の顔として、自社イメージを向上できる
基本的には、組織に属しているビジネスパーソンがほとんどでしょう。
そのため、組織に属する一個人であったとしても、相手からすれば、あなたは〇〇株式会社の顔として関わっており、認識しています。
そのあなたがしっかりとしたビジネスマナーを発揮することで〇〇株式会社の人はビジネスマナーがしっかり身についていると会社全体の好印象につながります。
ビジネスマナーの重要性は、個人のキャリア形成においても大きな役割を果たすことになります。
例えば、しっかりとした身だしなみや挨拶をすることで、日々の業務だけでなく、営業先での商談など重要な場面で、相手に対して良い印象を与えることにつながるでしょう。
このことが、あなたのビジネスチャンスを広げることにもつながっていくため、非常な重要なスキルセットだと言えます。
それでは、次の段落では、ビジネスマナーを実践する上で持っておきたいマインドセットを紹介していきましょう。
ビジネスマナーを実践する上で持っておきたいマインド
ビジネスマナーを実践する上では、単に外面的な行動規範を守るだけでは不十分です。
冒頭でもお伝えした通り、相手への配慮や思いやりが、そもそも「マナー」が持つ意味ですので、その点を中心に紹介します。
- 相手を敬う心を持つ
- 相手を思いやる心を持つ
- 相手に感謝する心を持つ
ビジネス関係において、相手を敬い、思いやり、感謝する気持ちがとても大切です。
これは、同じ組織の中だけの話ではなく、関わりのある他の企業に対しても同様です。
例えば、クライアント企業とベンダー企業という関係の間では、お金を支払っているからと言って、ベンダー企業の担当者に対して、上から目線でいく人も過去何人も見てきました。
ビジネス上の関係とは言え、人と人とのやり取りです。
クライアント企業側は困っているからこそ、助けてくれるベンダー企業に依頼しているのですから、その間には感謝の気持ちや思いやりの気持ちが生まれて然るべきでしょう。
ベンダー企業側でも同様に、クライアント企業側は専門的な知識を持っていないからこそ、見積もり金額を多めに出そう、という企業も過去見てきました。
この例においても、ベンダー企業側の相手への思いやりが欠けた例と言えます。
ビジネス関係だから、正しいことだと言われてしまうかもしれませんが、本来的にビジネスというのは困っている人に対して、誠意を持って手助けをすることが価値となって、結果的にお金になっていくものだと思います。
お金を稼ぐこと本位のビジネスでは長続きしないと考えています。
ここで紹介した3点のマインドは、ビジネスマナーとしてというだけでなく、人として必須の要素ですので、改めて意識するようにしましょう。
そして、ビジネスマナーにはその土台があってこそ意味があると認識しましょう。
では、次の段落では、基本的な5つのビジネスマナーを紹介していきます。
しっかり身に着けるべきビジネスマナーの5つの要素
ビジネスで成功するためには、いくつかの基本的なビジネスマナーの5つの要素を知っておく必要があります。
ビジネスマナーとしての身だしなみ
適切な身だしなみを整えることは、プロフェッショナリズムを示す重要な要素になります。
メラビアンの効果に言われている通り、人の印象は55%が視覚情報に影響を受けると言われていて、身だしなみは視覚情報そのものです。
下記の記事では、ビジネスマナーとしての身だしなみの大切さと、求められている身だしなみを男女別、職種や業種、リモートワーク時などそれぞれ紹介していますので、詳細はこちらをチェックください。
あいさつ
良い第一印象を与えるために、正しい挨拶の仕方を身につけることが重要です。
挨拶には、「私はあなたに心を開いています」という意味が含まれているため、相手に声が届いていなかったり、明るく元気な挨拶でなければ、相手に心を開いていないことが伝わってしまいます。
下記の記事では、普段から、意識せずに行っている挨拶に関するビジネスマナーを紹介していきますので、詳細はこちらをチェックください。
表情
ノンバーバルコミュニケーションもとても大切であり、明るく積極的な表情は、ポジティブな印象を与え、相手とより良いコミュニケーションを図っていくことができるでしょう。
下記の記事では、ノンバーバルコミュニケーションの概要や役割、取り入れ方について解説していますので、参考にしていただくことで、コミュニケーションを円滑に進めることができるでしょう。
話し方・言葉遣い
適切な言葉遣いと話し方は、相手への敬意を示すことに役立ちます。言葉遣いの基本を押さえ、相手に合わせたコミュニケーションを心がけましょう。
下記の記事では、改めてビジネスマナーとして正しい言葉遣いができるように敬語の基本的な使い方や、良くビジネスで使う言葉遣い、間違いやすい言葉遣いを具体的に紹介していますので、こちらもチェックください。
態度・立ち振る舞い
ビジネス環境においては、礼儀正しく、自信を持った態度が求められます。これには、相手の話を注意深く聞くことや、適切なボディランゲージの使用が含まれます。
下記の記事では、関わる人に対して、傾聴する姿勢について知りたい方に意味やその目的、傾聴を身に着けるためのコツを紹介していますので参考にしてみてください。
ここで紹介した、基本的なビジネスマナーの5つの原則は、職場でのあなたの印象を大きく左右し、多くのビジネスチャンスを得られるはずです。
仕事を進める中では、誰もが気持ちよい関係を築ける人と仕事をしたいという気持ちを持っており、それは読み手の皆さんも同じでしょう。
まずは、自分自身が、周りの人を気持ちよくさせるようなビジネスマナーを身に着け、信頼を勝ち取りましょう。
業務における基本的なビジネスマナー
ここまでは印象に関連するビジネスマナーを紹介してきましたが、ここからは日常的におこなっている業務の中で求められるビジネスマナーを紹介していきます。
ここで紹介する内容も基本中の基本ですので、しっかりと普段から意識していきましょう。
- ビジネスマナーにおける「報連相」
- ビジネスマナーにおける「電話対応」
- ビジネスマナーにおける「ビジネスメール対応」
- ビジネスマナーにおける「文書の書き方」
- ビジネスマナーにおける「クライアント訪問」
- ビジネスマナーにおける「名刺交換」
ビジネスマナーにおける「報連相」
「報連相」は、報告・連絡・相談の略で、ビジネスコミュニケーションの基本です。
そもそも、仕事を進めていく中で、しかるべき情報がしっかりと必要な人に対して共有されないと、チームとして機能しなくなってしまいます。
ビジネスマナーにおける「電話対応」
電話応対は、会社の顔としての対応となるため、応対の仕方1つで、相手に対して会社の印象が一瞬に焼き付いてしまいます。
下記の記事では、ビジネスシーンでの基本的な電話応対の仕方やよく使うクッション言葉を紹介しています。電話応対に苦手意識がある人はぜひ参考にしてください。
ビジネスマナーにおける「ビジネスメール対応」
ビジネスメールは、職場で一番使われているコミュニケーション手段ではないでしょうか。
下記の記事では、ビジネスメールにおけるマナーの重要性を解説し、実践的なマナーのポイントから、ミスを避けるための具体的な方法まで紹介しています。
ビジネスマナーにおける「文書の書き方」
ビジネス文書を正しく書けることも、あなたのプロフェッショナリズムを示すことにつながります。
必要となる場面や種類、それに応じた明確な構成やフォーマットを用意し、正確に情報を伝えられるように心がけましょう。
ビジネスマナーにおける「クライアント訪問」
クライアントを訪問する際は、時間の厳守、適切な身だしなみ、礼儀正しい挨拶ができていないと相手への印象を左右し、商談の成功をも左右しかねません。
とても重要な要素なので、訪問時のマナーについて、下記の記事でクライアント先へ訪問するときに必要な事前準備や基本的なビジネスマナーを説明しています。
ビジネスマナーにおける「名刺交換」
ビジネスにおいて名刺交換するタイミングは関係を築く最初のステップとなります。丁寧な手渡し方や受け取り方、名刺の保管方法に注意しましょう。
下記の記事では、基本的なビジネスマナーとしての対面での名刺交換のやり方だけでなく、デジタル名刺を交換する際のマナーについても紹介しています。
ビジネスマナーを身に着けるには実践あるのみ
ここまでは、ビジネスマナーについて求められている要素をそれぞれ紹介してきました。
では、実際に身に着けるためにはどんなアクションをすれば良いのか、というとやはり、実際の場で見て、実際に自身でビジネスマナーを実践することです。
これが一番身に着く方法です。
さまざまな場面で、この記事で紹介した要素やマインドを実践して身に着けていってください。
それでもまずは知識を仕入れたいという方のために、別途ビジネスマナーを身に着けるのに役立つ書籍や動画などは別の記事で紹介していきたいと思います。
最後になりますが、改めてビジネスマナーは、職場での信頼と尊敬を築くための重要な鍵になります。
そして、ビジネスマナーは、ただのルールではなく、相手への思いやりや敬意、感謝を伝えるための心構えです。
細かなルールやテクニックとして終わらせるものではないので、その点を心にとめていただければ幸いです。
