現代の職場では、「コミュニケーション」と「チームワーク」が業務の成功、事業の成功に不可欠な要素となっています。
しかし、HR総研の「社内コミュニケーションに関するアンケート2021」によると、7割の企業が社員間のコミュニケーション不足を業務の障害と感じており、これは働き方の多様化とテレワークの導入増加により、一層顕著になっています。
この記事では、職場でのコミュニケーションがうまくいかないときの弊害や、効果的なコミュニケーション方法にも焦点を当て、職場でのチームワークを高めるために実践できるアプローチを紹介します。
- 職場ではチームワークを向上させるためにコミュニケーションが必要
- 職場でのコミュニケーションがうまくいかないことで起きる弊害
- 職場でチームワークを向上させるためのコミュニケーション方法
- チームメンバー同士のコミュニケーションの回数と時間を増やす
- チームメンバーがお互いを尊重し、思いやれるような仕組みづくり
- 良い情報だけでなく悪い情報も言いやすいような環境づくり
- 情報のやり取りは、できる限り多くの人が見れる場所でする
- 重要な連絡は証左が残るようテキストを残す
- チームのビジョン・目標・ゴール・課題を明確に設定する
- チーム内での役割を1人ひとり明確にする
- メンバーの特性や自発性など個人を尊重する
- メンバーは上司への報連相、上司はメンバーへの情報共有を徹底する
- チーム内で意思決定するプロセスを決める
- チーム内で意見が衝突したときの対処方法を決める
- リモートワークや時短勤務など多様化する働き方へのフォローを行う
- 職場でのチームワークを向上させるコミュニケーションツール
- 全体のまとめ
職場ではチームワークを向上させるためにコミュニケーションが必要
職場におけるチームワークの向上には、効果的なコミュニケーションが不可欠です。
チーム内での良好なコミュニケーションは、チームメンバー同士の信頼関係を構築し、その結果、メンバー間でのオープンなコミュニケーションが図られることで、認識の齟齬を減らし、そして、お互いに協力的な職場環境につながっていきます。
協力的なコミュニケーションが取れるようになると、意見交換も活発になり、メンバー同士が互いを理解できるので、共通のビジョンや目標に向かって努力することにつながっていきます。
新型コロナが流行してからは、リモートワークも普及し、新型コロナが落ち着いた今となっても、リモートワークを引き続き導入している企業も多くあります。
そのため、コミュニケーションを取る方法も、オンラインがメインになってきており、これまで以上にコミュニケーションをしっかりと図ることがチームワークを向上させるためにも非常に重要な要素となっています。
職場でのコミュニケーションがうまくいかないことで起きる弊害
チームワーク向上にはコミュニケーションが必要だということをお伝えしてきましたが、ここでは、職場におけるコミュニケーションがうまくいかないことでの弊害をいくつか詳しく見ていきましょう。
職場でのミスやトラブルが増える
チームが上手くいっていない時は、報連相(報告、連絡、相談)をする機会も減ってしまいがちです。そうすると、情報共有に漏れが生まれてしまいます。
特に、絶対に共有しないといけない重要事項や緊急連絡の共有がなされないと、上司・部下間、部署・拠点間を含む組織のさまざまな場所で業務に支障をきたします。結果、ミスやトラブルの原因となり、業務の効率が下がってしまいます。。
クライアント・顧客との信頼関係に悪影響も
コミュニケーションに問題が起きていると、チーム内での情報共有や伝達に遅れが出てしまいます。そのため、クライアント・顧客からの問い合わせや発注に迅速に対応できなくなり、営業機会を失ってしまうこともあるでしょう。
一部の部署・チームとはいえ、クライアント・顧客からの信頼を失ってしまうと、企業イメージにも影響し、会社全体でクライアント・顧客との取り引きもできなくなってしまう可能性があります。
職場の離職率が高くなる
さきに紹介したようなチームでは、当然、職場への不満やストレスはすでに蓄積されている状態でしょう。この状態が長く続いてしまえば、想像するのは簡単で、退職するメンバーが増え、職場の離職率が高まってしまいます。
仕事の幅が狭まり、スキルアップができない
また、コミュニケーションがうまく取れていない職場では、それぞれのメンバーが対応する業務の幅も固定されてしまい、業務の難易度や量に限界が出てくるでしょう。
そうなってしまうと、メンバーのスキルアップが実現しづらい環境となってしまい、メンバーの成長もチーム・組織の発展もしないという最悪な状況になりかねません。
職場でチームワークを向上させるためのコミュニケーション方法
職場でのチームワークを向上させるには、効果的なコミュニケーションが不可欠です。ここでは、具体的なコミュニケーションの方法を見つけ出し、それがどのようにチームワークを強化するかを考えていきましょう。
チームメンバー同士のコミュニケーションの回数と時間を増やす
メンバー同士でのコミュニケーションの機会を増やすことで、メンバー間の理解が深まり、より良いチームワークが生まれるでしょう。
例えば、業務進捗を把握するためのメンバー全員での朝会、夜会などの定例ミーティングの実施や、メンバー同士の理解を深めるためのランチ会、親睦会などです。
心理学には熟知性の法則という、知れば知るほど親近感・好意を抱きやすいという法則があります。
意図的にコミュニケーションの回数を増やすことで、メンバー間の交流を促進しましょう。
チームメンバーがお互いを尊重し、思いやれるような仕組みづくり
メンバーが互いの意見を尊重し、思いやりのある環境を作ることで、円滑なコミュニケーションを目指しましょう。
例えば、例えメンバー間で異なる意見が出たとしても、相手の意見をすぐに否定しないようなチームルールを設けることで、オープンな議論を奨励することも良いでしょう。
また、時短勤務をしているワーキングマザーの方に対して、16時以降はメッセージを送信せずに、次の日に送信することで、精神的な負担を軽減してあげることもできるはずです。
チームによって状況は異なりますが、チームの中で実践できる思いやりをチームのルールに設定することで、お互いを尊重し合う環境を育てることができるでしょう。
良い情報だけでなく悪い情報も言いやすいような環境づくり
情報共有を奨励すると、良い情報・結果だけを共有するようになり、成果の悪かった情報は共有されなくなっていきます。これは、ネガティブな情報や成果を伝えると自身の評価が下がってしまうのではという考えからくるのでしょう。
しかし、悪い結果や情報だったとしても、それは今後のノウハウとして非常に重要な情報です。
無下に失敗を批判するのではなく、悪い結果になったことをノウハウとして共有することを奨励するようにマネージャーが働きかけることで、自身の評価を気にしないようになっていくものです。
ぜひ、チーム全体で一つのミスを否定せず、ノウハウや改善へとつなげる風土を作りましょう。
情報のやり取りは、できる限り多くの人が見れる場所でする
情報の透明性はチーム内の信頼関係を維持する上ではとても大切です。
例えば、上司から1人のメンバーだけに4月のクライアント動向について知らされた場合、他のメンバーとしてはなぜ情報を共有してくれなかったのだろうと、不公平に感じるはずです。
これはチームとしての信頼関係を壊してしまいかねませんので、情報のやり取りは透明性を持たせ、多くの人が同じ情報をキャッチアップできるようにしましょう。
例えば、コミュニケーションをSlackなどのチャットツールで行ってるのであれば、個別のダイレクトメッセージで情報を伝えるのではなく、チームやプロジェクト単位のグループチャット上から送信するなど、ルールを設定すると良いでしょう。
※個人への注意などは、別の話であり、個別の注意は、他の人の目が無い場所で行うようにしましょう。
重要な連絡は証左が残るようテキストを残す
口頭だけでなく、テキストで情報共有を行うことで、後から詳細を確認することができるので、ミスコミュニケーションを防ぐことができます。
重要な決定事項については、書面やテキストデータで残すようにしましょう。
タスクを依頼するにしても、AsanaやNotion、Backlogなどのタスク管理ツールを導入するとテキストデータで誰もが確認できるので、非常に便利で、効率的です。
チームのビジョン・目標・ゴール・課題を明確に設定する
具体的なチームのビジョン、目標、ゴール、課題は明確に設定し、メンバーに共有するようにしましょう。
例えば、先月は新規獲得のクライアント数が〇〇件足りなかったので、先月未達成分の件数と今月の新規クライアント目標数を合算した△△件の獲得を目指そう！そのために、アプローチ件数を××件に設定しよう！など、メンバーで共通の目標やゴールを設定することで、チームワークを発揮しやすくなります。
個別の目標設定だけではチームワークは発揮しづらいので、チームワークを高めることが目的であれば、全員が同じ方向に進めるような目標やゴールを設定することが大切です。
チーム内での役割を1人ひとり明確にする
先ほど書いた目標やゴールの設定を明確にした後は、メンバー1人ひとりに明確な役割を設定してあげましょう。
役割が明確になることで、メンバー一人ひとりが自分の役割に集中できるため、チーム全体としての成果につなげることができます。
チームが持つ役割にもよりますが、1人で完結してしまう役割では、他のメンバーと連携する機会がないため、チームワークは発揮しづらくなります。そのため、業務のフロー毎に役割が設定できるとチームは効率的に動くことができるでしょう。
メンバーの特性や自発性など個人を尊重する
チームワークを強くするためには、メンバーの個々の特性を理解し、それを尊重することを評価するようにしましょう。
個人を尊重してもらえることで、チームに必要とされていると感じることができ自己効力感が高まるためモチベーションも自然と高まっていきます。
メンバーのモチベーションが高まれば、自然とコミュニケーションは活発になり、結果チームワークが向上していきます。個人の価値を認める、そんなチームの土壌を育てましょう。
メンバーは上司への報連相、上司はメンバーへの情報共有を徹底する
上司への報連相、メンバーへの情報共有を徹底するようにし、チーム内で情報格差がでないように気を付けましょう。
メンバー全員が業務に必要な情報を持つことができていれば、業務も効率的に進めることができます。
メンバーの人数が増えれば増えるほどコミュニケーションパスが増えていくので、情報を共有する時はメンバー一同に会する時に発信することで効率的かつ透明性が高められます。
チーム内で意思決定するプロセスを決める
チーム内でどうやって意思決定されるかが定まっていないと、メンバーは判断や進め方が分からなくなってしまいます。
そのため、マネジメント層はチーム内での意思決定のプロセスをちゃんと設定し、メンバーに徹底するように共有しましょう。
例えば、上司との1on1でテーマに挙げたチーム運営の改善策について、伝えたはいいが結果どうなったのだろうか？と提案したメンバーは迷うでしょうし、上司としても、2人の間ではコンセンサスは取れたけど、チーム全体では決まっていないということも起こりえるでしょう。
チームの意思決定プロセスをはっきりさせることで、チームワークを高めていきましょう。
チーム内で意見が衝突したときの対処方法を決める
チームメンバー内での意見の衝突はどうしても避けられないです。
どちらの意見も正しい場合は、チームとしての対処方法を事前に決めておくことで意見が衝突したとしても、その後の関係性を損なったままチーム運営がなされていくことを避けられるでしょう。
リモートワークや時短勤務など多様化する働き方へのフォローを行う
新型コロナの影響もあり、リモートワークが浸透しています。また、職場に復帰したワーキングマザーが時短で勤務するなど、チームメンバーの働き方も多様になっている職場は多いでしょう。
そのような場合、メンバー全員でフォローや配慮が求められます。
例えば、チーム内に時短勤務をするワーキングマザーの方がいる場合、しっかりと上司が時短勤務であることをメンバー全員の前で説明し、配慮するように促すことで、ワーキングマザーの方も気持ちの面で負担を軽くすることができるでしょう。
上司がしっかりとメンバー全員に伝えることで、不協和音の広がりを未然に防ぐことにつながるでしょう。
職場でのチームワークを向上させるコミュニケーションツール
リモートワーク普及で、オンラインでのコミュニケーションが増えている今、コミュニケーションツールの導入は必要不可欠です。
Web会議ツールやチャットツール、タスク管理ツールなどさまざま存在します。
コミュニケーションツールについての記事は下記に投稿していますので、コミュニケーションツールの導入を検討している人はぜひ読んでみてください。
全体のまとめ
この記事では、職場でチームワークを高めるために必要なコミュニケーションについて説明してきました。
対面でのコミュニケーションが少なくなり、チームワークを高める重要性が高まっている今だからこそ、事前にチームとして決めておくべきことや導入するツールなどはしっかり吟味しましょう。
業務内容だけでなく、チームに所属するメンバーの個性によっても、それらは変わってきますので、ぜひこの記事で紹介したことが参考になれば幸いです。