コミュニケーションは、仕事の質と生産性を高め、職場の雰囲気を良くし、信頼と協力を築くための土台となります。しかし、コミュニケーションが不足してしまうと、仕事のミスやトラブル、離職率の増加など、さまざまな悪影響を及ぼします。
この記事では、コミュニケーション不足によって起きてしまう悪影響や原因を解説し、改善するための具体的な方法をご紹介します。編集部メンバーがこれまで組織で経験してきた実体験も踏まえながら、あなたのチームや組織が直面するかもしれない課題に対する「ヒント」や「解決方法」を提供していきます。
コミュニケーションを改善することで、仕事の質や生産性、職場の雰囲気が向上し、より良い職場環境を実現することができますので、ぜひ読んでみてください。
コミュニケーション不足による起こりうる悪影響
仕事の質や効率、生産性が下がる
コミュニケーションが不足していると、仕事の質や効率、生産性が低下してしまいます。
例えば、明確な指示やフィードバックが不足したことが原因で、認識の齟齬やトラブルが発生し、作業の二度手間やミスにつながる可能性があります。また、情報共有が不足していると、チーム内で同じ仕事を重複して行ってしまうなど、非効率な業務をしてしまうことも考えられます。
このように、コミュニケーション不足は、仕事の質や効率、生産性にも悪影響を及びます。
職場やチームの雰囲気が悪くなる
2つ目の要素として、コミュニケーション不足は職場やチームの雰囲気を悪化させる原因にもなります。
例えば、コミュニケーションが不足していると、メンバー間においての共感や理解が得られず、それぞれが孤立してしまう可能性があります。さらには、孤立するメンバーが出てきてしまうことで情報されるべきことが共有されず、チームメンバー間での連携がうまくいかず、チームワークが損なわれることもあります。
このように、コミュニケーション不足は、職場やチームの雰囲気の悪化にもつながります。
コンプライアンス違反につながる
情報の共有が不十分な状態では、コンプライアンス違反を引き起こすリスクが高まります。
例えば、法令や社内規程の変更が十分に伝わっていないと、従業員が知らずに違反行為をしてしまう可能性があります。また、不正行為が隠蔽されてしまうリスクも起こりえます。
このように、情報の共有が不十分な状態は、コンプライアンス違反につながる可能性が高まってしまいます。
離職率が高まる
従業員同士が十分なコミュニケーションを図れない職場では、不満が蓄積し、エンゲージメントが低下し、結果的に離職率が高まることにつながってしまいます。
例えば、上司や同僚からのフィードバックが不足していると、自分の仕事に価値を感じにくくなり、モチベーションが下がってしまうでしょう。また、仕事の進捗や目標が明確に示されていないと、やりがいを感じにくくなり、今の職場での成長がイメージできなくなることで退職を考えるきっかけになることもあります。
このように、コミュニケーション不足は、従業員の不満やモチベーションの低下を招き、離職率を高めることにつながるのです。
他部署やクライアントからの信頼を失う
コミュニケーション不足は、組織内だけでなく、外部のステークホルダーとの関係にも影響を与えかねません。
例えば、他部署やクライアントとの連携がうまくいかず、プロジェクトが進捗せず失敗してしまった場合には、信頼関係が損なわれてしまいます。また、情報共有が不十分な場合、誤解やトラブルが発生し、信頼関係が悪化することもあります。
このように、コミュニケーション不足は、外部のステークホルダーとの関係にも悪影響を及ぼしかねません。
この段落のまとめ
ここまで紹介してきたように、コミュニケーション不足は、仕事のパフォーマンスの低下、職場のモラルの損なわれ、リスクの増加、高い離職率、そして内外の関係者との信頼関係の毀損といった、多岐にわたる負の連鎖を引き起こします。
これらの点を踏まえると、コミュニケーション不足を改善することは、企業にとって非常に重要であることがお分かりいただけると思います。
コミュニケーション不足になってしまう原因は？
コミュニケーション不足になってしまう背景には、さまざまな原因が存在します。ここでは、職場でよくありがちなコミュニケーション不足の原因を紹介していきます。
コミュニケーションを取れる場所やきっかけが少ない
職場内でのコミュニケーションを促す場やきっかけが少ないと、メンバー同士での情報交換の機会が限定的になってしまいます。オープンなコミュニケーションスペースの欠如や、忙しさを理由にコミュニケーションを後回しにしてしまうと、メンバーの孤立、情報の孤立を招いてしまいます。
何気ない会話がしづらい雰囲気がある
チームや部署間での自然な会話が生まれにくい環境は、仕事に関わるだけでなく、人間関係の構築にも悪影響を及ぼします。チーム内でそれぞれが親密な関係性が築けず、協力や相互支援の精神が育ちにくくなります。
上司・経営陣と接する機会が少ない
メンバーと上司や経営陣が関わる機会が限られている場合、上司や経営陣が目指している方針・方向性がメンバーに伝わりづらくなり、指示が不明瞭になる可能性があります。
これは、従業員が組織のビジョンや目標を認識することの妨げになってしまうため、結果としてモチベーションの低下や不安感の増大を招きます。
口頭での指示が多く、記録が残らない
口頭での指示が多くなると、後で確認することができないため、誤解やタスクの漏れが発生しやすくなります。これは、タスクの詳細を正確に伝達するための重要な情報が欠落することを意味し、ミスやトラブルの原因にもなります。
部署間での情報共有が不足している
組織内の異なる部署間で情報が適切に共有されていない場合、それぞれのチームが孤立・サイロ化してしまい、全体としての一貫性のある行動が取りにくくなります。
これにより、組織全体の戦略的な目標達成が困難になる可能性があります。また、部署間の連携がうまくいかず、トラブルやミスの原因にもなります。
この段落のまとめ
総じて、コミュニケーション不足を引き起こす原因は多岐にわたりますが、これらの要因はしばしば相互に関連しています。
コミュニケーションの機会の創出、開かれたコミュニケーションの場の確保、経営層との直接的な対話、そして情報の文書化と部署間共有の促進は、職場におけるコミュニケーションの質を改善する上で重要です。
これらの課題を理解し、次にそれらをどのように改善するかについて考えていきましょう。
コミュニケーション不足を改善するための方法は？
コミュニケーション不足はさまざま職場の問題を引き起こしますが、幸い多くの実践的な解決策が存在します。これらの手法は、職場の対話を活性化させ、より生産的でポジティブな環境を構築するのに役立つでしょう。
【コミュニケーション不足を改善する方法】
- 定期的に1on1を行う
- 定期的に社内やチームでイベントを実施する
- 業務時間の「ランチ懇親会」を活用する
- 最適なコミュニケーションツールやビジネスチャットを導入してみる
- メンター制度を導入する
- オフィス環境を改善する
定期的に1on1を行う
定期的な1対1のミーティングは、個々のメンバーが直面している課題をキャッチアップでき、上司がすぐにフィードバックできるため、マネジメント層は必ず取り入れたい方法です。
これにより、信頼関係が築かれ、メンバーは上司に自身の意見を聞いてくれていると感じ、自己効力感をより感じやすくなり、結果メンバーの成長につながります。
定期的に社内やチームでイベントを実施する
社内での定期的なイベントは、同僚間の関係を深める良い機会になるでしょう。例えば、月に1回、先月の成功事例をチームに共有する場を持ち、賞賛しあうことでチーム全体のチームワークと協調性が向上するはずです。
業務時間の「ランチ懇親会」を活用する
業務時間内に「ランチ懇親会」を設けることで、社員がリラックスした環境の中でコミュニケーションを取り、職場のネットワーキングを強化することができるでしょう。
あまり堅苦しい場にしてしまっては参加するメンバーがリラックスできないため、年齢が近いメンバーで集めたり、他部署の同じ職種のメンバーを揃えるなど一定の共通点を持っているメンバーであつまるなど工夫は必要でしょう。
相互理解を深めるのに役立つだけでなく、仕事のモチベーション向上にもつながります。
最適なコミュニケーションツールやビジネスチャットを導入してみる
適切なコミュニケーションツールやビジネスチャットの導入は、特にリモートワークが増えている現在、効率的なコミュニケーションを支援します。これにより、情報の迅速な共有が可能となり、誤解を防ぐことができます。
また、チャット機能などを活用することで、気軽にコミュニケーションを取るきっかけをつくることもできます。コミュニケーションツールを紹介している記事がありますので、詳しくはその記事を読んでみてください。
具体的なおススメのビジネスチャットはSlackです。機能が豊富で、単なるチャット機能だけでなく、ワークフロービルダーという業務効率が図れる機能もあるので使いこなせるととても素晴らしい味方になってくれます。
メンター制度を導入する
メンター制度の導入は、経験豊富な社員が新人や他のチームメンバーの指導にあたることで、コミュニケーションの架け橋となるはずです。新卒社員は同期メンバーが多くいるので孤立しづらいのですが、中途社員などは同期がいないことも多いので、入社したばかりのメンバーにとっては相談できる先輩がいることは非常に心強いものです。
そのため、新入社員が安心して職場で力を発揮してもらうためにも、メンター制度を用いて、コミュニケーションの活性化を目指してみるのも良いでしょう。
ノウハウや知識も共有されていきますので、新入社員の成長を支援し、チームワークの向上につながります。
オフィス環境を改善する
オープンでアクセスしやすいオフィス環境の改善は、コミュニケーションを促進し、社員間の壁を取り払います。最近では導入されている企業も多いですが、フリーアドレスにすることで、職場のさまざまな人と接する機会を持つことにつながります。
これにより、チーム間での情報の流れがスムーズになり、共同作業がしやすくなるだけでなく、社員同士の交流が活発になり、職場全体の雰囲気が明るくなることにつながるでしょう。
全体のまとめ
この記事では、コミュニケーション不足がもたらすさまざまな問題点と、その原因を掘り下げました。そして、コミュニケーションの活性化のためにできる方法を紹介してきました。
定期的な1on1のミーティングや社内イベントの実施、業務時間内の交流会、適切なツールの選定、メンター制度、オフィス環境の改良といった戦略は、コミュニケーションを促進し、職場での明るい未来を築くための基礎になります。
職場のコミュニケーション不足を真に改善するためには、これらのアイデアを取り入れ試行錯誤しながら、社員一人ひとりが相互理解と協力の精神でコミュニケーションを図っていくことが大切です。
コミュニケーション能力が高い人が意識しているコミュニケーションを図る上でのポイントをまとめた記事も配信しています。そちらを読んでいただくことで、個々のメンバーのコミュニケーション能力の改善に貢献できるかと思います。ぜひその記事も読んでみてください。
