Web会議が浸透している中、クライアント先へ訪問するときは、きっと重要な商談をするタイミングではないでしょうか。
クライアント先へ訪問する機会も減ってきている中、クライアント先に訪問するときは緊張感を持って臨むことになると思います。
この記事では、クライアント先へ訪問するときに必要な事前準備や基本的なビジネスマナーを紹介していきます。
相手は商談の最中だけでなく、訪問したときの振る舞いも見られていますので、気を付けるべきポイントを把握しておきましょう。
訪問するときに意識すべき基本的なビジネスマナー
ここでは、訪問時に意識すべき基本的なビジネスマナーを5つほど紹介します。
- 身だしなみを整える
- 明るく元気に挨拶する
- 落ち着いた振る舞いを心がける
- ていねいな言葉遣いをする
- 明るく生き生きとした表情を意識する
身だしなみを整える
第一印象は非常に重要です。清潔感のある服装、整えられた髪型、控えめなアクセサリーなど、身だしなみに気を配ることで、相手に良い印象を与えましょう。
ビジネスマナーとして整えるべき身だしなみに関しては、下記の記事で詳しく紹介していますので、そちらもチェックしてみてください。
明るく元気に挨拶する
元気で明るい挨拶は、相手にポジティブな印象を与えます。会う人全てにていねいな挨拶を心がけましょう。
ビジネスマナーとしての挨拶については、下記の記事で詳しく紹介していますので、そちらもチェックしてみてください。
落ち着いた振る舞いを心がける
落ち着いた態度は、信頼と尊敬を生み出します。焦らず、落ち着いて行動しましょう。
ていねいな言葉遣いをする
言葉遣いは、教養と尊敬の表れです。常にていねいな言葉遣いを意識しましょう。
ビジネスマナーとしてのていねいな言葉遣いについては、下記の記事で詳しく紹介していますので、そちらもチェックしてみてください。
明るく生き生きとした表情を意識する
表情一つで、相手に与える印象は大きく変わります。ポジティブで前向きな表情を心がけましょう。
訪問するときのビジネスマナーとして必要な事前準備
ここではクライアント先に訪問するときにおこなっておくべき事前準備とその重要性を紹介していきます。
商談が上手くいくかいかないかは、徹底した事前準備によって大きく左右されます。では、事前準備の重要性から説明していきましょう。その後、おこなうべき事前準備を紹介します。
訪問するときの事前準備の重要性
クライアント先へ訪問するというのは、単に相手と打ち合わせをするためだけではなく、あなたのプロフェッショナリズム、企業のイメージ、さらにはその後のビジネスの成果にまで影響を及ぼす可能性があります。
そのため、事前にさまざまな準備をしておくことで、相手への敬意と自分の信頼性を示すことができるでしょう。そして、何よりしっかりと準備をすれば、自信を持って訪問先での商談に臨むことができます。
業務が忙しいと事前準備に余裕が持てないこともあるでしょうが、デキるビジネスパーソンはしっかりと準備をし、臨んでいることを覚えておきましょう。
訪問する時に行っておきたい事前準備
では、具体的におこなっておきたい事前準備を6つ紹介します。
- アポイントメントを取る
- アポイントメントの確認
- 情報の収集
- 資料の準備
- ルートと時間の確認
- 名刺の準備
訪問のアポを取る
訪問に向けたアポは、相手のスケジュールに配慮しつつ、適切な時間帯に調整しましょう。
訪問する目的を明確に伝え、具体的な日時を連絡した上で、相手からの確認回答を待ちましょう。
調整済みのアポの事前リマインドをする
訪問の前日もしくは2日前には、訪問先にアポをリマインドしましょう。これにより、スケジュール設定をしたときの誤解やミスのリスクを減らすことができますし、相手にも訪問への準備を思い出してもらえます。
訪問先企業の情報を収集する
訪問先の企業の歴史、最近のニュース、業界の動向などを事前に調べておきましょう。事前に情報を仕入れておくことで、前以って適切な話題や企業の状況を把握できるので、相手企業への理解を示すことにつながるでしょう。
その準備が、訪問先企業が持つ課題への最適な提案につながるはずです。
資料を準備する
提案資料や会社のパンフレットは、相手に理解しやすい形式で準備しましょう。
内容は簡潔でポイントを抑えたものにし、ビジュアルを活用して説明を助けるようにしましょう。
また、訪問先が知らないであろう専門用語が含まれる場合には、その点に関しても説明をいれることで、より資料を理解してもらえるでしょう。
訪問先へのルートや時間を確認しておく
訪問日の天候や交通状況を考慮してルートを決め、余裕をもって出発するように時間を調整しましょう。
交通状況によっては、電車が遅れるなど予期せぬ遅延が起こりかねないので、迂回路があるかも確認しておくと安心です。
名刺の準備
訪問先では、必ず挨拶をするときに名刺交換をします。その時に名刺を忘れてしまうとビジネスマンとしてのマナーが守れていないと判断されてしまいます。
加えて、自身を知ってもらうための機会を失ってしまうので、訪問先に向かう前に必ず名刺を持っていることを確認しましょう。
ここまでのまとめ
ここまでは、クライアント先へ訪問する前に準備しておきたいことを紹介してきました。どれも当たり前なことではあるため、漏れなく対応しておくことが必要です。
もし、訪問当日にお土産を持っていくのであれば、その時にもマナーがあります。お土産に関するマナーを知りたい方は下記の記事からチェックしてみてください。
訪問先での振る舞いやビジネスマナー
ここからは、訪問先で気を付けたいビジネスマナーとして求められる振る舞いを紹介していきます。
遅刻せず、時間を厳守する
アポを取った時間は必ず守ることがビジネスの基本です。遅刻は非常に悪い印象を与え、ビジネスのチャンスを失う可能性がありますので、10～15分前には訪問先に到着し、準備に余裕を持ちましょう。
仮に遅れてしまう場合には、早い段階で先方に伝えましょう。基本的には、電話をかけ謝罪をしますが、もし電話がつながらない場合は、メッセージを送信しておき、電話を改めましょう。
受付でのマナー
受付では、明確に自身の会社名と名前を伝え、訪問先の部署名、相手の名前と訪問の目的を伝えましょう。
実際に訪問するときに使える例文は下記のとおりです。
「〇〇社の△△と申します。本日は□□様とのアポイントメントで参りました」
名刺の交換
名刺交換は、ビジネスの第一歩です。具体的な名刺交換の仕方については、下記の記事で説明していますので、そちらをチェックしてみてください。
手土産を手渡すときのマナー
手土産を持参する場合、それを渡すタイミングと方法に注意しましょう。訪問の初めに「少しですが、お持ちしました」と軽く一言添えて渡すのが適切です。
資料を手渡すときのマナー
資料は相手が見やすいように渡しましょう。1対1での打ち合わせであれば、目の前から手渡しても許容されますが、複数人の方との打ち合わせの場合は、相手側の席まで回って、1人ひとり手渡すようにしましょう。
退室するときのマナー
退室時は、「本日はお時間をいただきありがとうございました」と感謝の意を表し、静かに退室しましょう。コートやマフラーは訪問先のオフィス内では着用せず、外に出て、着るようにしましょう。
全体のまとめ
ビジネスシーンにおける訪問は、あなた自身だけでなく、所属する企業のイメージをも形作る大切な機会です。
今回ご紹介した各種マナーを身につけることで、相手に敬意を表し、信頼関係の基盤を築くことができるでしょう。
準備の徹底、時間の管理、適切な挨拶、そして訪問先での礼節ある行動は、ビジネスパーソンとしてのあなたの姿勢を明確に示します。
訪問は、相手との関係を深め、未来のビジネスチャンスを開拓する貴重な機会です。本記事が、あなたのビジネスライフにおける一助となれば幸いです。
次の訪問ではこれらのポイントを活かし、印象深い出会いを実現しましょう。