ビジネスマナー徹底解説：封筒の正しい書き方と敬称の選び方！

最近、効率化などの流れもあり、普段の仕事では紙の書類を郵便で送ることも減ってきているのではないでしょうか？

契約書の原本などをクライアントに送る必要がある時に、封筒の書き方を忘れたから、都度調べているという人もいるでしょう。

かく言う筆者も同様で、ビジネスマナーとして必要な封筒の書き方について都度調べていた側の人間です。

この記事では、ビジネスマナーとしての封筒の書き方、和封筒・洋封筒の使い分け、敬称の使い分けなどを紹介していきますので参考にしてください。

封筒の基本的なビジネスマナー

では、基本的な封筒におけるビジネスマナーを見ていきましょう。ここでは、縦書き封筒と横書き封筒の書き方や使い分け方におけるビジネスマナーを紹介します。

縦書き封筒（和封筒）のビジネスマナー

ここでは縦書き封筒の書き方と使い分けを紹介します。ここからはイメージも紹介しながら説明していきましょう。

縦書き封筒（和封筒）の書き方

まずは、表書きの書き方から紹介します。

縦書き封筒の表書き

切手は左上に貼るのが一般的です。切手を貼る枚数はできる限り少なくするべきですが、複数枚、貼る際は縦に並べて貼りましょう。

また、住所、会社名、所属部署名、相手の名前を記載する際には、まず郵便番号枠の右端のラインに合わせて住所を書き始めましょう。

そして、順に会社名、所属部署名、相手のお名前を書いていく際は、項目ごとに一文字下げて書きましょう。

住所に書く数字は漢数字で表記し、ビル名や階数も省略せずに記すことが大切です。

所属部署名は会社名の下に一文字下げて書くか、行を変えて書きましょう。役職名は4文字までは名前の上、5文字以上は右側に小さめの文字で添えます。

縦書き封筒の裏書き

裏書きは封筒の左側に自分の住所と会社名、部署名、名前を記入し、封じ目には「〆」が一般的ですが、お祝い事では「寿」「賀」を使うのが適切です。

封かん日がある場合は、左側に添えるのがマナーです。

縦書き封筒（和封筒）の使い分け

和封筒は、フォーマルなビジネスシーンや公式な場での使用が一般的です。

目上の方への手紙や、企業間の重要なやり取りに選ばれることが多いです。和封筒を選ぶ際は、文書の内容がより正式なものであるときほど、適しています。

請求書や契約書などの公式文書を送る際によく使われます。

横書き封筒（洋封筒）のビジネスマナー

続いて横書き封筒の書き方と使い分けを紹介します。

横書き封筒（洋封筒）の書き方

まずは、表書きの書き方から紹介します。

横書き封筒の表書き

横書き封筒の場合、切手は右上に配置します。間違えて左上に貼らないように気を付けましょう。

住所や会社名、所属部署名、相手の名前を書く際には、左端から2文字分のスペースを空けて始めるのが好ましいです。そして、数字は算用数字を使用し、所属部署名は会社名の後に一文字空けるか、行を変えて記載します。

役職名は4文字までは名前の前、5文字以上は上に小さめの文字で記述し、相手の名前は中央に、住所より少し大きめの文字で書きましょう。

横書き封筒の裏書き

裏書きは封じ口の下中央または右寄りに配置し、住所の下に会社名、部署名、名前を記入します。

縦書きでは封じ目は必要ですが、横書きの場合は省略してしまって問題ありません。

横書き封筒（洋封筒）の使い分け

洋封筒は、よりカジュアルなビジネスシーンやプライベートなやり取りに適しています。

親しい人への手紙や、私的なメッセージを送る際に使用されることが多いです。招待状やメッセージカード、感謝状など、個人的な感情を伝える文書には洋封筒が適しています。

縦書き封筒、横書き封筒をどのように使い分けるかについては、説明してきた通りで、郵送する封入物、相手や状況によって変わってきます。

郵送料は、郵送物の重量で決まるので、縦書き封筒、横書き封筒の違いは生まれません。上手く状況に応じて使い分けるようにしましょう。

封筒書く敬称の使い分け

では、封筒に書く敬称の使い方についても説明していきます。間違った敬称を使ってしまうと、相手に失礼にあたる可能性がありますので、気を付けましょう。

敬称	使い方	例
様	個人を宛先として送る場合に、 使用目上でも目下でも、個人に対しては「様」を使用	「山田太郎様」
御中	企業や部署、学校、官庁などの 組織や団体宛に送る際に使用 「御中」と「様」は併用しない	「株式会社山田 御中」
行	返信用の宛先として自分に使う敬称。 郵便物を送った相手から返信が欲しい場合や、 書類送付を依頼する際に使用	「株式会社山田 行」
宛	個人宛の返信用封筒やハガキに使用 返信用の封筒やハガキには、 どちらの敬称を使用しても良い。	「山田太郎 宛」
各位	複数の人に対して敬意を表す場合に使用 相手が目上の人でも目下の人でも使える	「山田太郎 各位」

全体のまとめ

この記事では、忘れがちな封筒の書き方やビジネスマナーを紹介してきました。

デジタル化が進む中で、書類を封筒に入れて送る機会は確実に減ってきていますが、機会が減ってきているからこそ、しっかりとしたビジネスマナーを守る重要性は高いと言えます。

封筒は単なる文書の包みではなく、送り主の思いやビジネスの姿勢を伝える大切なアイテムです。

今回紹介したマナーやポイントを意識して、相手に敬意を示し、良好なビジネス関係を築くための一歩として活用していただければと思います。

今後もビジネスシーンでのコミュニケーションがよりスムーズで心地よいものになるよう、このような小さなマナーにも気を配りましょう。