あなたは、普段から社内外問わずビジネスシーンではメールをよく使っているのではないでしょうか。たくさん来ているメールに対しての返信対応などに追われている日も中にはあるかもしれません。
そんな中、しっかりとしたメール返信に関するビジネスマナーを守れていますか？
この記事では、ビジネスメールの返信時に心がけたい基本的なマナーに関して紹介していますので、日頃実践できているか一緒に確認していきましょう。
メールの返信がビジネスマナーの一部である理由
ここでは、メールの返信対応にもビジネスマナーの要素が含まれていることに関して説明していきたいと思います。
それでは、具体的な内容を見ていきましょう。
信頼関係の構築につながる
まず第一に、届いたメールに対しては、迅速かつ丁寧に返信することが、相手への敬意の表れとなります。
届いたメールに即レスすることで、相手からの信頼を得られますので、信頼関係を構築することにつながると捉えましょう。
高いプロ意識を締めることにつながる
メール返信をする際にしっかりとマナーを守っていると、高いプロ意識を持って仕事をしていると相手に感じさせることになるでしょう。
逆に、返信が無い場合は、信頼を失うだけでなく、今後のビジネスチャンスを逃すことにつながっていきます。
ビジネスメールの返信は、情報のやり取りだけでなく、あなた自身や会社の品格を示す大切な役割を担っています。
では、この次では、ビジネスメールの返信における具体的なマナーについて、もっと詳しく見ていきましょう。
ビジネスメールを返信するときの基本的なマナー
ここまで紹介してきた通り、メールの返信においては、いくつかの基本的なマナーを心がけることが大切です。
ここでは、仕事のメールを返信する際に意識したい、いくつかのキーポイントを見ていきましょう。
- メールのトーンや言葉遣いに気を付ける
- 返信は即日対応すること、遅くとも24時間以内に返信する
- 件名は変更せず「Re:」も消さない
- 「Cc」メールへの返信は、状況によって判断する
メールのトーンや言葉遣いに気を付ける
メールのトーンや言葉遣いは、あなたの相手への思いやりや配慮を反映しています。そのため、フォーマルなビジネスメールでは、意識的に礼儀正しく、丁寧な表現を使うよう心掛けましょう。
特に新しい取引先や重要なクライアントに対しては、いっそう注意して、敬意を示す言葉遣いを使いましょう。
返信は即日対応すること、遅くとも24時間以内に返信する
迅速に返信してくれると、相手に安心感を抱かせます。
あなたが送る側になったときをイメージすれば理解できると思いますが、相手から返信が早ければ、優先して対応してくれていると感じ、良い印象を持つでしょう。
それと同じで、可能な限り即日中、遅くとも翌日までに返信するように心がけましょう。返信のスピードは信頼関係を深める一因となります。
件名は変更せず「Re:」も消さない
メールの件名に付いている「Re:」は、返信であることを示しているので、返信する際は、このマークを消さずに、そのまま返信しましょう。
ただし、話題が変わった場合には件名を適宜変更することも大切です。
「Cc」メールへの返信は、状況によって判断する
「Cc」で受け取ったメールは、基本的に情報共有のため送ってくれているものです。
通常は返信する必要はありませんが、内容によっては返信が必要な場合もあります。
例えば、「To」となっている送信先でなくとも、先に返信できる場合や、送信先がお休みの場合など、自身がフォローアップできる内容であれば、「Cc」ながらも返信した理由を添えて、簡潔に返信しましょう。
このように、ビジネスメールの返信には、さまざまなマナーが関わってきます。
これらを意識することで、スムーズかつプロフェッショナルなコミュニケーションを実現できるでしょう。
この段落では、メール返信のマナーに焦点を当てましたが、ビジネスメールの宛先の使い方や件名の付け方など、より全般的なマナーについては、下記の記事も参考にしてみてください。
それでは次に、実際に返信メールを送るシーンごとに、実際に活用できる文例を見ていきましょう。
ビジネスシーン別の返信メール文例
ではここでは、具体的なビジネスシーン別に、どのように返信するのが適切か、文例をご紹介します。これらの文例を参考に、あなたのビジネスメールをより効果的に活用してみてください。
クライアント/お客様からの問い合わせメール
問い合わせメールに対する返信は、迅速かつ明確に行うことが重要です。
以下のような文例が参考になります。
件名：Re: ご質問に関する回答
拝啓、いつも大変お世話になっております。
ご質問いただきました件につきまして、以下の通りお答え申し上げます。
[質問内容に対する回答]
何かご不明点がございましたら、遠慮なくお尋ねください。
今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。
敬具
[あなたの名前]
[あなたの役職]
[あなたの会社名]
クライアント/お客様からのクレーム
クレームに対しては、丁寧かつ誠実な対応が求められます。
以下の文例を参考にしてください。
件名：Re: ご指摘の件について
拝啓、この度はご迷惑をお掛けしてしまい、深くお詫び申し上げます。
ご指摘の件について、以下の対応を行う予定です。
[対応内容の説明]
今後、このようなことがないよう、改善に努めます。
ご不便をおかけして申し訳ございませんが、引き続きよろしくお願い致します。
敬具
[あなたの名前]
[あなたの役職]
[あなたの会社名]
取引先へのお礼のメール
お礼のメールは、相手への感謝の気持ちを伝える良い機会です。以下はその一例です。
件名：Re: お礼
拝啓、先日は大変お世話になりました。
[具体的なお礼の内容]
おかげさまで、無事に[目的/イベント等]を達成することができました。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
[あなたの名前]
[あなたの役職]
[あなたの会社名]
取引先へのお詫びのメール
ビジネスにおいて、ミスや誤解が生じた際には、迅速かつ誠実なお詫びメールが必要です。
件名：Re: 〔件名〕についてのお詫び
拝啓、いつもお世話になっております。
この度は〔発生した問題〕により、ご迷惑をお掛けしたことを深くお詫び申し上げます。
〔問題の詳細と謝罪〕
〔今後の対応策〕
このような事態を再び起こさないよう、十分に注意し、改善に努めます。
引き続き、何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
[あなたの名前]
[あなたの役職]
[あなたの会社名]
日程調整のメール
日程調整はビジネスにおいて頻繁に行われる業務の一つです。明確かつ柔軟な対応が求められます。
件名：Re: 会議日程についてのご提案
拝啓、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
ご提案いただいた会議の日程について、以下の日時で如何でしょうか。
[提案する日程]
ご都合がよろしければ、ご確認のご回答をお願い申し上げます。
ご提案いただいた日程で調整が難しい場合は、再度ご相談させていただけますと幸いです。
敬具
[あなたの名前]
[あなたの役職]
[あなたの会社名]
クライアントへの案件進捗報告のメール
クライアントへの進捗報告は、透明性と信頼関係の維持に寄与します。
件名：Re: 〔プロジェクト名〕の進捗報告
拝啓、いつもご支援いただき誠にありがとうございます。
〔プロジェクト名〕の進捗に関して、以下の通りご報告申し上げます。
[プロジェクトの現状]
[今後の予定と見通し]
ご質問やご要望がございましたら、遠慮なくお申し付けください。
今後とも、よろしくお願い申し上げます。
敬具
[あなたの名前]
[あなたの役職]
[あなたの会社名]
個人のお客様への案件進捗報告のメール
個人のお客様に対しては、より親しみやすく、わかりやすい表現で進捗を報告します。
件名：Re: 〔案件名〕についての進捗状況
お世話になっております、[あなたの名前]です。
〔案件名〕につきまして、現在の進捗状況をお知らせいたします。
[案件の進捗状況]
[今後の予定と見通し]
ご不明な点やご心配な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。
敬具
[あなたの名前]
催促する時のメール
催促メールは、礼儀正しく、しかし明確な表現を心がける必要があります。
件名：Re: 〔件名〕に関するご確認のお願い
拝啓、日頃より大変お世話になっております。
先日お送りした〔件名〕に関するメールにつきまして、まだご返信をいただいておりません。
大変お手数ですが、〔期限〕までにご確認いただき、ご回答をお願いできますでしょうか。
ご多忙のところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
[あなたの名前]
[あなたの役職]
[あなたの会社名]
退職のあいさつへの返信メール
退職者への返信メールでは、感謝の気持ちを表現し、今後の成功を願うメッセージを送ります。
件名：Re: 〔退職者の名前〕退職のご挨拶
拝啓、〔退職者の名前〕様
この度は退職のご挨拶をいただき、誠にありがとうございます。
〔退職者との共有した経験や思い出〕
〔退職者の名前〕様の今後のご活躍を心よりお祈りしております。
またいつかお会いできる日を楽しみにしております。
敬具
[あなたの名前]
[あなたの役職]
[あなたの会社名]
これらの文例は、ビジネスメールの返信において、プロフェッショナリズムと心遣いを示すための参考になるでしょう。
次は、返信メール作成時に役立つさらなるコツについて見ていきましょう。
ビジネスメールを早く返信するコツ
ここまでお伝えしてきた通り、メールが届いたらすぐに返信することがビジネスマナーです。とはいっても、忙しい毎日の中で、メールに対応するのも一苦労でしょう。
そこで、ここでは、メール返信を少しでも楽に、そして効率的にするためのちょっとしたコツをご紹介します。これらを取り入れて、メールのやり取りをスムーズに進めましょう。
- 通知設定で大切なメールを見逃さない
- メールフォルダを分かりやすいように整理する
- 優先順位をつけて効率的に返信する
- 届いたらすぐ返信できるとベスト
- テンプレートを用意して時間節約
- 1日に数回、返信専用の時間を設ける
通知設定で大切なメールを見逃さない
大事なメールは見逃したくないですよね。そんな時には、スマホやPCの通知機能を活用して、大切なメールを見逃さないようにしましょう。
ただし、通知設定をすると、頻繁に通知が来ることで、集中すべきタスクにしゅうちゅうできなくなることもあります。極力、集中を妨げない範囲で通知設定を調整するのがポイントです。
メールフォルダを分かりやすいように整理する
例えば、プロジェクトごとや取引先ごとにメールフォルダを整理すると、必要なメールをサッと見つけることができます。
自分にとって分かりやすい方法で整理することが大切です。
優先順位をつけて効率的に返信する
全てのメールに対して、すぐ答えることは難しいでしょう。そのため、まずは重要なメールから優先して返信し、それ以外は定期的にチェックするようにしましょう。
届いたらすぐ返信できるとベスト
可能であれば、メールが届いたらその場で返信するのが理想です。
返信メールが溜まることを防ぐので、新しく来たメールへの迅速に対応できます。しかし、現実的には難しいことが多いので、そんな方は、次のコツを試してみてください。
テンプレートを用意して時間節約
定型的な返信にはテンプレートを使うと、時間の節約になります。
しかも、返信が早くなるだけでなく、一貫性があり、ミスのない対応ができるので、効率的に対応できます。
1日に数回、返信専用の時間を設ける
1日に数回、メール返信専用の時間を設けると、集中して返信に取り組むことができます。
例えば、ランチから戻ったときには、必ずメールチェックをするなど、マイルールを設定し対応するようにしましょう。
これらの小さなコツを取り入れることで、ビジネスメールの返信がもっとスムーズに、そしてストレスフリーになるはずです。
全体のまとめ
この記事では、ビジネスマナーとしてのメールの返信対応や、効率的に返信していくコツやビジネスシーン別の文例を紹介してきました。
改めてですが、ビジネスメールは単なる情報のやり取りというだけでなく、信頼関係の構築など、重要な役割を担っています。
今回の記事が、より効果的で心地よいメールコミュニケーションの実現に役立つことを願っています。