ビジネスで成果を上げるためには、情報の伝達と良い人間関係の構築が欠かせません。情報の伝達がスムーズでなければ、仕事は円滑に進みませんし、人間関係がうまくいかなければ、信頼関係を築くことができません。
そこで重要になるのが、コミュニケーション能力です。コミュニケーション能力とは、相手に自分の考えや情報を明確に伝え、また相手の考えや情報を理解する能力のことです。
コミュニケーション能力が低いと、以下のような問題が発生する可能性があります。
- 仕事でミスが多くなる
- 上司や同僚とうまくコミュニケーションが取れない
- 顧客からの信頼を失う
ビジネスで成功するためには、コミュニケーション能力を高めることが欠かせません。
本記事では、ビジネスコミュニケーションの基礎から、能力を高める方法までを詳しく解説します。「仕事で成果を上げたい」「上司や同僚とうまくコミュニケーションが取りたい」という方は、ぜひ最後まで読んでみてください。
ビジネスコミュニケーションとは
ビジネスコミュニケーションとは、ビジネスの活動の中で、情報や考えを相手に明確に伝え、また受け取るためのプロセスや手法を指します。
後ほどご紹介しますが、これには、会話、文書、電子メール、プレゼンテーションなど、様々な方法が含まれます。そして、そのコミュニケーションの質が、ビジネスの成果や関係の質を大きく左右する要因となります。
ビジネスコミュニケーションの定義
ビジネスコミュニケーションとは、ビジネスの活動の中で、情報や考えを相手に明確に伝え、また受け取るためのプロセスや手法を指します。
ビジネスコミュニケーションの目的
ビジネスコミュニケーションの目的は、以下の2つです。
- 情報の伝達
- 関係の構築
ビジネスにおいては、情報の伝達は欠かせません。また、信頼関係を築いた上で、円滑なコミュニケーションを行うことで、より良い成果を上げることができます。
ビジネスコミュニケーションの具体的な方法
ビジネスコミュニケーションの具体的な方法には、以下のようなものが挙げられます。
- 会話
- 文書
- 電子メール
- プレゼンテーション
- 電話
- チャット
- ビデオ会議
- SNS(ソーシャルメディア)
これらの方法は、それぞれに特徴があり、適切な方法を選択することが大切です。
会話
会話は、ビジネスにおいて最も基本的なコミュニケーション方法です。会話の際には、以下の点に注意するとよいでしょう。
- 相手の目を見て、笑顔で話す
- 相手の話に耳を傾け、相槌を打つ
- 自分の意見を主張する際には、相手の立場に立って考える
- 相手の意見を尊重し、否定的な表現は避ける
メール
メールは、ビジネスにおいて頻繁に使用されるコミュニケーション方法です。メールを送る際には、以下の点に注意するとよいでしょう。
- 件名は簡潔でわかりやすくする
- 挨拶と結びの言葉を入れる
- 丁寧な言葉遣いで書く
- 誤字脱字をチェックする
- 相手がすぐに理解できるように、要点を簡潔にまとめる
プレゼンテーション
プレゼンテーションは、ビジネスにおいて重要なプレゼンテーションスキルです。プレゼンテーションを行う際には、以下の点に注意するとよいでしょう。
- 事前にしっかりと準備をする
- 聞き手の立場に立って考える
- わかりやすい言葉で話す
- 資料を効果的に活用する
- 練習を重ねて、堂々と話す
電話
電話は、会話とメールの中間的なコミュニケーション方法です。電話をかける際には、以下の点に注意するとよいでしょう。
- 相手の状況を配慮して、適切なタイミングでかける
- 自己紹介と用件を明確に伝える
- 相手の話を最後まで聞く
- 結びの言葉をかけて、電話を切る
チャット
チャットは、リアルタイムでコミュニケーションをとることができる便利なツールです。チャットを利用する際には、以下の点に注意するとよいでしょう。
- 相手が忙しいときは、返信を急かさない
- 誤解を招くような表現は避ける
- プライベートでのやり取りは控える
ビデオ会議
ビデオ会議は、対面でのコミュニケーションに近い感覚でコミュニケーションをとることができます。ビデオ会議を行う際には、以下の点に注意するとよいでしょう。
- カメラの前に正面を向いて座る
- 背景を整える
- 声が聞き取りやすいように、マイクを調整する
- 相手の表情や仕草を確認する
SNS(ソーシャルメディア)
SNSは、ビジネスにおいても広く活用されるようになりました。SNSを利用する際には、以下の点に注意するとよいでしょう。
- ビジネスにふさわしい内容を投稿する
- 誤解を招くような投稿は避ける
- プライベートとの切り分けを意識する
上記はあくまでも一例であり、状況や相手によって適切な方法は異なります。また、コミュニケーション能力は、経験を積むことで向上していきます。日頃から意識してコミュニケーションをとり、スキルを磨いていきましょう。
ビジネスコミュニケーション能力を構成する4つのスキル
ビジネスコミュニケーションには、以下の4つの主要なスキルがあります。これらを身につけることで、より高いコミュニケーション能力を獲得することができます。
聴く力
相手の話に真摯に耳を傾け、相手の考えや気持ちを理解する力です。ただ聞くだけでなく、相手の言葉の背景や意図を読み取ることも重要です。
意識すべきポイント
- 話されている内容に集中し、先入観にとらわれないこと
- 話し手の感情や意図を読み取る努力をすること
「聴く力」の鍛え方
- 定期的なロールプレイやワークショップへの参加
- 毎日の会話で意識的にフィードバックを行う練習
伝える力
自分の考えや情報を相手に明確に伝える力です。相手が理解しやすい言葉や表現を選び、論理的に伝えることが大切です。
意識すべきポイント
- 言いたいことをシンプルかつ明確に伝える
- 聞き手が理解しやすい構造で情報を整理する
「伝える力」の鍛え方
- 情報を要点だけで伝える練習をする
- 実際にプレゼンテーションやピッチの機会を設ける
質問する力
相手の考えや情報を深く理解するために、適切な質問をする力です。相手の言葉の裏に隠れている本質的な部分を理解するために、質問を活用しましょう。
意識すべきポイント
- 相手の発言内容に基づいて関連する質問をする
- 質問を通じて相手の深層の意見や情報を引き出す
「質問する力」の鍛え方
- 議論や会議前に質問を準備する
- 日々の対話の中で、オープンエンドの質問を積極的に使用する
前提を揃える力
相手との間に認識のずれがないかを確認し、共通認識を形成する力です。会話の冒頭で、相手の理解度や関心度を確認することで、よりスムーズなコミュニケーションを実現できます。
意識すべきポイント
- 明確なゴール設定をする
- 定期的にお互いの理解度をチェックする
「前提を揃える力」の鍛え方
- チームミーティングでの共通認識の確認
- プロジェクトの初期段階での明確なガイドラインの共有
ビジネスコミュニケーションは、情報伝達だけでなく、相手との信頼関係を築くための手段です。
その能力を形成する4つの主要なスキル、「聴く力」「伝える力」「質問する力」「前提を揃える力」を身につけることで、職場でのコミュニケーションが格段に向上するでしょう。
ビジネスコミュニケーション能力を高めることのメリット
コミュニケーション能力を磨くことのメリットは、実に多岐にわたります。ここでは、ビジネスの現場でのコミュニケーション能力を高めることで得られる主要なメリットを4つに絞ってご紹介します。
業務をスムーズに進めることができる
高いコミュニケーション能力を持つことで、要点を正確に伝え、受け取ることができます。これにより、誤解を防ぎ、業務の進行がスムーズになります。
特に、プロジェクトの初期段階での明確なコミュニケーションは、後の工程でのミスを大きく減少させる要因となります。
認識のずれを無くすことができる
認識のずれは、業務の障害となる大きな要因の一つです。
しかし、しっかりとしたコミュニケーションを心掛けることで、この認識のずれを最小限に抑えることができます。これにより、後々のトラブルや時間のロスを防ぐことができます。
情報がスムーズに共有される
情報の共有は、チームでの業務を円滑に進めるための鍵です。
コミュニケーション能力が高いと、情報を効率的に伝えることができ、また、他者からの情報を迅速にキャッチし、整理することができます。
良好な人間関係を築くことができ、職場の雰囲気が良くなる
コミュニケーションは、人間関係の構築にも大きな役割を果たします。相手の気持ちや考えを理解し、適切に反応することで、信頼関係が築かれ、職場の雰囲気も良好になります。このような環境は、メンバー全員のモチベーション向上にも寄与します。
ビジネスコミュニケーション能力を高めることは、業務の効率化、認識の共有、情報のスムーズな共有、そして良好な人間関係の構築といった多くのメリットをもたらします。
これらは、ビジネスの成果を向上させるための不可欠な要素であり、日々のコミュニケーションの質を高める努力が、大きな成果を生む土壌を作り上げます。
ビジネスコミュニケーション能力を高めるために心掛けたいこと
成功するビジネスパーソンとして、単に情報を伝えるだけでなく、相手の期待やニーズに応えるコミュニケーションが求められます。以下では、コミュニケーション能力を高めるための具体的なアプローチを紹介します。
「聴く力」を高めるために心掛けること
相手が求めていることに耳を傾ける
コミュニケーションの基本は、相手の言葉や非言語的なサインをキャッチすること。一歩引いて、相手が本当に求めていること、伝えたいことに耳を傾けることが重要です。
相手の立場に立って考える
「自分ならどう感じるだろうか」という視点で相手の気持ちや考えを理解することで、より深いコミュニケーションが可能となります。
具体的な事例をご紹介
【悪い例】
お疲れ様です、●●さん。
次のプロジェクトについてですが、あなたの意見も聞きたいので、詳細をメールで送ってください。
【良い例】
こんにちは、●●さん。
先日の打ち合わせでは素晴らしい提案をありがとうございました。
その件で、●●さんの視点から見た具体的な進め方をもう少し詳しく聞かせていただけますか？
チームとしてより良い結果を出すために、●●さんの意見は非常に重要です。
聴く力は相手の意見を尊重し、真摯に耳を傾ける姿勢が大切です。
良い例では相手の提案を評価し、さらに意見を求めることで相手の貢献を認め、コミュニケーションを深めています。一方、悪い例では形式的であり、相手の貢献や意見を十分に尊重しているとは言えません。
「伝える力」を高めるために心掛けること
相手に伝わる言葉を選ぶ
相手の背景や知識レベルを考慮して、最も適切な言葉や表現を選び、明確に伝えることが大切です。
PREP法を意識し、結論から話す
PREP法とは、Point（ポイント）、Reason（理由）、Example（例）、Point（ポイント）の頭文字を取ったもの。この流れに沿って、結論から情報を伝えることで、相手にとって理解しやすくなります。
具体的な事例をご紹介
【悪い例】
こんにちは、●●さん。今週の締切までに急いで写真を送ってください。問題が発生していて、あなたが持っている写真が必要です。できるだけ早く対応をお願いします。
【良い例】
お疲れ様です、●●さん。
締切についてご相談があります。
予期せぬ問題で商品の写真を差し替える必要が生じました。私たちのプロジェクトにも影響があり、あなたの力を借りたいと考えています。
●●さんが前に撮影された写真があれば、1/28の正午までにいくつか共有していただけないでしょうか。
お忙しい中恐縮ですが、ご協力いただけると幸いです。
伝える力では、相手に明確かつ礼儀正しく情報を伝達することが求められます。
良い例では、具体的な状況説明と共感的なアプローチを用いています。これに対し、悪い例では情報の伝達が急ぎのように映り、相手への配慮が感じられません。
「質問する力」を高めるために心掛けること
本質はどこにあるかを意識する
質問の際には、表面的な情報ではなく、本質的な部分にフォーカスすることで、より深い理解を得ることができます。
質問の例をストックしておく
シチュエーションに応じて使える質問をいくつかストックしておくと、迅速かつ的確に情報収集を進めることができます。
具体的な事例をご紹介
【悪い例】
●●さん、データはどうやって分析したんですか？もっと詳しく教えてください。
【良い例】
●●さん、プレゼンテーションお疲れ様でした。
データの分析方法について興味深く拝見しました。
可能であれば、その分析で特に重視された点や、結論に至った理由についてもう少し詳しく教えていただけますか？
チーム全体の理解を深めるためにも、大変参考になると思います。
質問する力は、相手が持つ知識や経験に敬意を表し、深い理解を目指すことが重要です。
良い例では、相手の努力を認めた上で、さらなる情報を求めています。悪い例では質問が直接的すぎて相手に圧力を与えてしまう可能性があります。
「前提を揃える力」を高めるために心掛けること
自身と相手との間には認識の違いがあることを前提に考える
コミュニケーションの障害となる「認識のずれ」を減少させるためには、始めに前提や条件を明確にすることが大切です。
揃えるべき前提は何かを意識する
話す前に、共有すべき情報や前提を確認し、必要に応じて調整を行うことで、スムーズなコミュニケーションが可能となります。
具体的な事例をご紹介
【悪い例】
●●さん、ミーティングでの話をもう一度説明してもらえますか？
ちょっとわからない部分があって、全体の方向性が掴めていません。
【良い例】
●●さん、先日のミーティングで話されたプロジェクトの方向性について、さらなる確認をさせてください。
私たちの理解では、A案が優先されると考えていましたが、B案にも可能性を見出しているとのこと。
共通の目標に向かって効率よく進めるため、明確な方向性を改めて教えていただけると助かります。
前提を揃える力は、プロジェクトの進行において同じ理解を共有することが基盤となります。
良い例では、確認する点を具体的に述べ、共通理解への意欲を示しています。悪い例では、不明瞭な部分に対する具体的な質問がなく、解決に向けた姿勢が不足しています。
この段落のまとめ
ビジネスコミュニケーション能力を高めるためには、「聴く」「伝える」「質問する」「前提を揃える」という4つのスキルを意識的に磨くことが求められます。
日常のコミュニケーションの中で、これらのポイントを意識し、継続的に実践することが大切です。
ビジネスコミュニケーション能力を高めるためのトレーニングや研修プログラム
ビジネスコミュニケーション能力を高めるためのトレーニングや研修プログラムは、大きく分けて以下の2種類があります。
自己啓発型のトレーニングや研修
自己啓発型のトレーニングや研修は、書籍や動画、オンライン講座などを利用して、個人で学習を進めるものです。自分のペースで学習を進めることができ、費用も比較的安価です。
受講型のトレーニングや研修
受講型のトレーニングや研修は、専門の講師から直接指導を受けられるものです。実践的なスキルや知識を身につけることができ、モチベーションを維持しやすいというメリットがあります。
具体的なトレーニングや研修プログラムの例
以下に、ビジネスコミュニケーション能力を高めるための具体的なトレーニングや研修プログラムの例をいくつか挙げます。
ビジネスコミュニケーション講座
ビジネスコミュニケーションの基礎から応用までを網羅的に学べる講座です。会話やプレゼンテーション、交渉など、さまざまな場面で使えるスキルを身につけることができます。
コミュニケーション力アップセミナー
コミュニケーション能力を向上させるための具体的な方法を学べるセミナーです。ロールプレイやグループディスカッションなどを通じて、実践的なスキルを身につけることができます。
具体的なサービスとして、実践型 ビジネススキルスクール「コミュトレ」は、教育工学に基づいた独自のカリキュラムにより、仕事で必要となるスキルが最短10週間で習得できるため、とてもおススメです。
プレゼンテーションスキルアップ講座
プレゼンテーションの準備から実施、評価までを学べる講座です。効果的なプレゼンテーションスキルを身につけることができます。
ビジネスコミュニケーション能力を高めるポイント
ビジネスコミュニケーション能力を高めるためには、以下のポイントを押さえることが大切です。
自分の強みと弱みを理解する
まずは、自分のコミュニケーション能力の強みと弱みを理解しましょう。自己分析やフィードバックを通じて、自分の課題を明確にします。
具体的な目標を設定する
目標がなければ、トレーニングや研修の効果が半減します。具体的な目標を設定することで、モチベーションを維持しながら学習を進めることができます。
継続的に学習する
コミュニケーション能力は、経験を積むことで向上していきます。トレーニングや研修で学んだことを、日々の業務の中で実践し、継続的に学習を続けましょう。
ビジネスコミュニケーション能力は、ビジネスにおいて不可欠なスキルです。今回紹介したトレーニングや研修を活用して、自分のコミュニケーション能力を高め、ビジネスの成功につなげましょう。
全体のまとめ
ビジネスにおけるコミュニケーション能力は、成果を上げるための鍵となります。そのためのスキルや心掛け、具体的な方法を理解し、日々の業務に取り入れることで、より高い成果を目指しましょう。